หลายคนคงรู้จัก Microsoft เป็นอย่างดี เพราะในสมัยนี้ตั้งแต่เกิดมาเกือบทุกบ้านก็ต้องมี PC อยู่แล้ว และระบบปฏิบัติการของ PC ที่ใช้อยู่ก็คือ Windows ของ Microsoft นั่นเอง แต่จะมีสักกี่คนที่รู้ว่านอกจากที่ Microsoft จะทำผลิตภัณฑ์ระบบปฏิบัติการหรือโปรแกรมอรรถประโยชน์อย่างเช่น Office แล้ว Microsoft ยังมีเครื่องมือที่จะช่วยวิศวกรซอร์ฟแวร์ให้ทำงานได้สะดวกมากขึ้น นั่นก็คือ Microsoft Access
Microsoft Access เป็นโปรแกรมในการจัดการระบบฐานข้อมูล (Database Management System) ที่สามารถจัดเก็บข้อมูล จำนวนมากๆ เข้ามาและยังสามารถพัฒนาแบบฟอร์ม (Form) และสร้างรายงาน (Report) ได้อีกด้วย โดยสามารถใช้พัฒนาระบบงานง่ายๆ จนถึงซับซ้อน ได้ และยังสามารถใช้งานพร้อมกันหลายๆ คน ได้ โดยมีส่วนประกอบที่สำคัญของ Microsoft Access ดังนี้
ประโยชน์ของ Microsoft Access
Microsoft Access ถูกนำไปใช้งานในระบบฐานข้อมูลได้ในหลากหลายธุรกิจ รองรับการทำงานพร้อมๆ กัน (Concurrent Usage) รองรับการพัฒนาปรับแต่ง และนำไปใช้กับระบบอื่นๆ ได้ สามารถ Import/Export Data ไปยังระบบต่างๆ เช่น Excel, SQL Server, Text File เป็นต้น
ตาราง (Table) คือ ตารางจัดเก็บข้อมูล โดยจำเป็นต้องออกแบบ เพื่อรองรับกับการทำงาน
คิวรี่ (Query) คือ แบบสอบถาม เพื่อสืบค้นข้อมูลจากฐานข้อมูล
ฟอร์ม (Form) คือ แบบฟอร์ม เพื่อใช้เป็นหน้าจอในการ กรอกข้อมูล หรือ แสดงผลข้อมูล
รายงาน (Report) คือ รายงาน ที่เป็นผลลัพธ์ เพื่อใช้แสดงผล และพิมพ์ออกมาทางเครื่องพิมพ์
มาโคร (Macro) คือ ชุดคำสั่งอัตโนมัติที่ใช้สั่งงานให้ทำงานตามที่ต้องการ
โมดูล (Module) คือ ชุดคำสั่งขั้นสูงที่จะให้นักพัฒนาระบบสามารถปรับแต่ง สั่งงาน ให้ทำงานตามที่ต้องการได้
ลักษณะงานเหมาะกับ Microsoft Access
งานด้านลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Management)
งานระบบ เช่า / ยืม-คืน สินค้า (Rental System)
งานติดตามใบสั่งซื้อ (Order Tracking)
งานระบบ ซื้อ/ขาย สินค้า (Order and Purchase System)
งานติดตามงานในองค์กร (Task Tracking)
งานบันทึกสินค้าคงคลัง และจัดการสินทรัพย์ (Inventory and Asset Tracking)
ข้อดีของ Microsoft Access
1. ได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า เร็วกว่า ด้วยส่วนติดต่อผู้ใช้ OFFICE FLUENT
OFFICE ACCESS ให้ประสบการณ์การใช้งานใหม่ ด้วยส่วนติดต่อผู้ใช้ OFFICE FLUENT และมุ่งเน้นผลลัพธ์ บานหน้าต่างการนำทาง และมุมมองหน้าต่างที่ปรากฏเป็นแท็บ แม้ว่าจะไม่มีประสบการณ์กับฐานข้อมูลมาก่อน ผู้ใช้จะสามารถเริ่มต้นติดตามข้อมูล และสร้างรายงานเพื่อที่จะตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้น
2.เริ่มต้นอย่างรวดเร็วโดยใช้โซลูชันที่สร้างไว้ล่วงหน้า
ด้วยไลบรารีของโซลูชันที่สร้างไว้ล่วงหน้าซึ่งมีหลากหลาย คุณสามารถเริ่มต้นติดตามข้อมูลของคุณได้ทันที ฟอร์มและรายงานได้รับการสร้างขึ้นเพื่อความสะดวกของคุณ แต่คุณสามารถกำหนดโซลูชันเหล่านี้เอง เพื่อให้ตรงกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ ที่ติดต่อ การติดตามประเด็นปัญหา การติดตามโครงการ และการติดตามสินทรัพย์ เป็นเพียงโซลูชันสำเร็จรูปจำนวนหนึ่งที่มีอยู่ใน Office Access
3.สร้างรายงานหลายรายงานที่มีมุมมองต่างๆ กันสำหรับข้อมูลเดียวกัน
การสร้างรายงานใน Office Access เป็นแบบ “what you see is what you get” (WYSIWYG) อย่างแท้จริง คุณสามารถปรับเปลี่ยนรายงานโดยมีผลลัพธ์ที่ปรากฏให้เห็นแบบเรียลไทม์และบันทึกมุมมองที่หลากหลายสำหรับผู้ชมในกลุ่มต่างๆ กัน บานหน้าต่างการจัดกลุ่มใหม่ พร้อมด้วยความสามารถในการกรองและเรียงลำดับ ช่วยให้คุณสามารถแสดงข้อมูลสำหรับการตัดสินใจอย่างชาญฉลาด
4.สร้างตารางอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องกังวลกับความซับซ้อนของฐานข้อมูล
การตรวจหาชนิดข้อมูลโดยอัตโนมัติ ทำให้การสร้างตารางใน Office Access เป็นเรื่องง่ายเหมือนการทำงานกับตาราง Excel พิมพ์ข้อมูลของคุณ และ Office Access จะรับรู้เองว่าเป็นวันที่ สกุลเงิน หรือชนิดข้อมูลที่ใช้งานโดยทั่วไปอื่นๆ และคุณยังสามารถวางกระทั่งตาราง Excel ทั้งตารางใน Office Access เพื่อที่จะเริ่มต้นติดตามข้อมูลด้วยสมรรถนะของฐานข้อมูลได้อีกด้วย
5.ใช้ประโยชน์จากชนิดเขตข้อมูลใหม่ๆ สำหรับสถานการณ์ที่หลากหลายยิ่งขึ้น
Office Access ใช้ชนิดเขตข้อมูลใหม่ๆ เช่น สิ่งที่แนบมาและเขตข้อมูลแบบหลายค่า คุณสามารถแนบเอกสาร รูปภาพ หรือกระดาษคำนวณเข้ากับระเบียนใดก็ได้ในโปรแกรมประยุกต์ของคุณ ด้วยเขตข้อมูลแบบหลายค่า คุณสามารถเลือกค่าได้มากกว่าหนึ่ง (เช่น มอบหมายงานให้คนหลายคน) ในแต่ละเซลล์
ข้อจำกัดของ Microsoft Access
เนื่องจากว่า Microsoft Access เป็นระบบฐานข้อมูลในรูปแบบที่เป็นไฟล์ ซึ่งจะมีนามสกุล .accdb หรือ .mdb (ในเวอร์ชั่น 2003) การใช้งานหลายคนจำเป็นจะต้องแชร์ข้อมูล (Sharing) ซึ่งจะต้องกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงให้เหมาะสม รองรับขนาดไฟล์สูงสุด คือ 2 GB.หากไฟล์เสีย อาจจะทำให้ทุกเครื่องใช้งานไม่ได้ ดังนั้นจำเป็นต้อง Backup และดูแลรักษาให้ถูกวิธี
ขั้นตอนการใช้งาน
วันนี้เราจะมาสอนวิธีการใช้งานเบื้องต้นเกี่ยวกับการเก็บระบบฐานข้อมูล(Database Management System)กันให้ดูเป็นตัวอย่าง การใช้งานง่ายๆกันนะคะ
อันดับแรกกดมาที่ blank desktop database เพื่อการสร้างไฟล์ใหม่ -> ทำการตั้งชื่อไฟล์
คลิกขวาที่ Table หาคำว่า Design View ก็จะขึ้นตารางข้อมูลขึ้นมาให้เรากรอกฐานข้อมูลตามที่ต้องการ
กรอกข้อมูลที่เราจะเก็บ หลังจากกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วก็จะหน้าตา Tablel เป็นประมาณนี้
หน้านี้ก็จะเป็นการใช้เครื่องมือในการออกแบบระบบฐานขอมูลซึ่งก็มีเครื่องมือต่างๆมากมาย อย่างเช่น Create ก็จะมี ตาราง (Table), คิวรี่ (Query), ฟอร์ม (Form), รายงาน (Report), มาโคร (Macro) และโมดูล (Module) ซึ่งวันนี้เราจะเลือกใช้ Query Design เพราะว่าเราสามารถออกแบบเองได้ ข้อมูลในตารางเราสามารถเพิ่ม-ลดได้เองโดยที่ข้อมูลจะไม่สูญหาย
เราจะได้ประโยชน์อะไรจาก Microsoft Access เดี๋ยวจะลองยกตัวอย่างง่ายๆให้เห็นกันนะคะ อย่างเช่นการต้องการหาข้อมูลลูกค้าคนที่มีชือตัว N ขึ้นต้น เราก็จะสามารถทำได้โดยใส่ *N ในช่อง Name หลังจากนั้นก็ไปกด RUN ที่มุมซ้ายมือ ซึ่ง Query นั้นจะทำการดึงฐานข้อมูลจาก databese นั้นมาแสดงให้เราเห็นดังในรูป
และถ้าเราต้องการทราบเงินเดือนพนักงานในฐานก็มูลของเราว่ามีคนเงินเดือนต่ำน้อยกว่าหนึ่งพันมีใครบ้าง เราก็สามารถทำได้โดยใส่ <1000 ในช่อง Sarary ก็จะแสดงข้อมูลขึ้นมาให้เราเห็นกันดังในรูป
ตัวอย่างการใช้งานMicrosoft Access
นิรันตรี ครองสนั่น
